หน่วยการเรียนรู้ที่ ๓ การนำเสนอข้อมูลความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูลหมายถึงการสื่อสารเพื่อนเสนอข้อมูลความรู้ความคิดเห็นหรือความต้องการไปสู่ ผู้รับสารโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆอันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจทางการเมืองทางการศึกษาหรือ แม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็นเสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อมูลสรุปผลการดำเนินงานต่างๆผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรมการประชุมหรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้วิธีการนำเสนอเพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสม กับงานต่างๆและเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตนหรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆกล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานทุกประเภทเพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงานใช้ในการ พัฒนางานตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลที่สนใจ
จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
๑.เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการเช่นในการประชุมคณะกรรมการต่างๆประธานในที่ประชุม จะต้องชี้แจงวาระการประชุมรับทราบที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ
๒.เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่งเช่นในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับให้ทราบเพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม
๓.เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากการนำเสนอเช่นในการฝึกอบรมหรือการสัมมนาวิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญ จะต้องเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้และข้อเท็จจริงต่างๆให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรมหรือใช้การบรรยายสรุปผลการ ดำเนินการต่างๆเพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการหรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทางมาตรวจเยี่ยมให้รับทราบ
๔.เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้องเช่นการชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่างๆให้แก่ผู้เกี่ยวข้อง เข้าใจโดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิด ความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
ประเภทของการนำเสนอ
ในระบบการทำงานปัจจุบันนี้การนำเสนอด้วยวาจามีความจำเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายเพราะมีส่วนช่วย ให้การปฏิบัติงานบรรลุจุดมุ่งหมายและพัฒนางานได้อย่างรวดเร็วขึ้นการนำไปใช้ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่ นำไปใช้และมีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน้าที่การงานที่รับผิดชอบของผู้นำไปใช้ประเภทของการนำเสนอ แบ่งอย่างกว้างๆมี๒รูปแบบดังนี้
๑.การนำเสนอเฉพาะกลุ่มเป็นการนำเสนอข้อมูลต่างๆต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้า ร่วมรับทราบข้อมูลในการนำเสนอเช่นการนำเสนอต่อที่ประชุมการนำเสนอผลงานหรือการสรุปงาน การแนะนำการชี้แจงเรื่องต่างๆเป็นต้น
๒.การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะเป็นการนำเสนอข้อมูลต่างๆที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วม ฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถามเพิ่มเต็มหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วยเช่น การนำเสนอในการประชุมเชิงปฏิบัติการการประชุมสัมมนาการประชุมใหญ่การอภิปรายการแถลงข่าว หรือเหตุการณ์การจัดงานหรือพิธีการที่สำคัญเป็นต้น
ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้นสามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกัน ได้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูลได้แก่
1.ข้อเท็จจริงหมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง
2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่างๆกัน คอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อชีวิตประจำวัน พัฒนาการคอมพิวเตอร์ทำให้คอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง มีขีดความสามารถสูงขึ้น คำนวณได้เร็วและยังแสดงผลในแบบรูปภาพได้ดีด้วยเหตุนี้จึงมีการพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการใช้งานในระดับส่วนตัวมากมาย เช่น การสร้างเอกสาร สามารถจัดพิมพ์เอกสารที่มีความสวยงาม พิมพ์เอกสารที่เป็นตาราง รูปภาพ หรือการจัดรูปแบบเอกสาร เพื่อนำเสนอได้ดี ยังมีในรูปแบบตารางคำนวณที่เรียกว่า สเปรดชีต หรือ อิเล็กทรอนิกส์สเปรดชีต ตารางคำนวณมีขีดความสามารถเชิงคำนวณได้สูง คำนวณตามฟังก์ชันต่างๆ ผู้ใช้ใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม สามารถสร้างรูปกราฟแบบต่างๆ และนำเสนอผลจากตัวเลขในรูปแบบที่เป็นรูปกราฟเพื่อความเข้าใจที่ดีได้
การเตรียมการนำเสนอ
การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย หรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดมุ่งหมายไว้ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและ บรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการผู้นำเสนอทุกครั้งการเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้
๑.ศึกษาข้อมูล
๒.วางแผนการนำเสนอ
๓.จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์
๔.เตรียมความพร้อมของสถานที่
๑.การศึกษาข้อมูลการที่ต้องศึกษาข้อมูลก็เพื่อจะได้วางโครฝของเรื่องที่จะนำเสนอให้ถูกต้องก่อนที่จะวาง เค้าโครงเรื่องผู้ที่จะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลด้านต่างๆดังนี้
๑.๑ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะนำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
๑.๒ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟังเพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม
๑.๓ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำเสนอเพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอและวิธีการ ในการนำเสนอ
๑.๔ศึกษาโอกาสเวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอเพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ ที่ใช้ประกอบการนำเสนอให้เหมาะสมกับสถานที่และเวลาที่ใช้นำเสนอ
๒.การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วยบริบูรณ์ เหมาะสมกับเวลาการนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอ ดังนี้
๒.๑วางรูปแบบวิธีนำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีนำเสนอคือวางรูปแบบให้เหมาะสมกับเวลา สถานการณ์และบุคคล รูปแบบในการนำเสนอแบ่งกว้างๆ ได้เป็น 2 รูปแบบ คือการนำเสนอแบบที่เป็นทางการและการนำเสนอแบบที่ไม่ป็นทางการ
๒.๒วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรคปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลาย ๆกรณีถ้าเราคาดเดาปัญหาและอุปสรรคไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็จะ สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นได้
๒.๓วางเค้าโครงการนำเสนอทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นตอนของแผนการนำเสนอ
๒.๔วางแนวทางในการนำเสนอเป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงงาน และแบ่งการนำเสนอออกเป็นหัวข้อย่อยๆแล้วการวางแนวทางในการนำเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความ พร้อมและความมั่นใจในการนำเสนอมากยิ่งขึ้น
๒.๕วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอเมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขั้นต่างๆมาแล้วขึ้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนด ขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการและอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอพร้อมทั้งกำหนดการควบคุมใน เรื่องเวลาที่จะใช้ในการนำเสนอของแต่ละขั้นตอนกำกับไว้ด้วย
๓.การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจ ของผู้ฟังได้ตลอดเวลาวัสดุอุปกรณ์ที่นำมาใช้ประกอบการนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตาม ความมุ่งหมาย มีดังนี้
๓.๑อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย
-เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ
-วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง
-แผนที่ แบบจำลอง
-แผนภาพ แผนภูมิ แผนที่
๓.๒อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย
-แผ่นพับ
-หนังสือ
-รูปภาพ
-เอกสารประกอบ
๔.การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมา ประกอบการนำเสนอแล้วการเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปด้วยดี และมีประสิทธิภาพบรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้ได้ การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่กระทำได้ ดังนี้
๔.๑การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ
๔.๒การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ
๔.๓ระบบระบายอากาศ
๔.๔ระบบเสียง
๔.๕ระบบแสงสว่างภายในห้อง
๔.๖การประดับตกแต่งสถานที่
ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพการนำเสนอจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับวิธีการจัดดำเนินการในการนำเสนอโดยมีปัจจัย ที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้
๑.เนื้อหาข้อมูล
๑.๑จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน
๑.๒จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุดครั้งที่มีการนำเสนอ
๑.๓ข้อมูลต้องมีความสมบูรณ์ถูกต้อง
๒.ผู้นำเสนอ
๒.๑มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี
๒.๒ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟังโอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง๒.๓มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม
๒.๔ มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง๒.๕รู้จักวิธีการสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง๒.๖มีการฝึกซ้อมการนำเสนออย่างถูกวิธี และการทำสม่ำเสมอ๒.๗มีไหวพริบปฎิภาณในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการดำเนินการนำเสนอได้
๓.การดำเนินการนำเสนอ
ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงในการดำเนินการนำเสนอ คือ
๓.๑เทคนิคและวิธีการนำเสนอการนำเสนอข้อมูลให้มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องใช้เทคนิค และวิธีการบางประการ
๓.๒ศิลปะในการนำเสนอศิลปะการนำเสนอที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นการนำเสนอด้วยวาจาฉะนั้นการที่จะนำเสนอได้อย่างมีศิลปะ -ผู้นำเสนอจะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
-มีการแสดงมารยาททางสังคม
-มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม
-มีการแสดงออกที่เหมาะสม
-มีวิธีการสื่อสารที่ดี
-มีการจัดหาอุปกรณ์ที่เหมาะสม | 